Организация бухгалтерской работы

Организация бухгалтерской работы

Одним из распространенных направлений совершенствования менеджмента кредитных организаций является перестройка учетной системы. Цель такой перестройки очевидна обеспечить необходимый для нормального управления качественный уровень учета и достичь его экономической эффективности. Другими словами, затраты на качественный учет должны быть адекватны операционным доходам и не должны быть слишком обременительными.

Под системой учета обычно понимают совокупность организационных принципов, методических правил и подходов, обеспечивающих отражение хозяйственных операций в соответствии с поставленными целями и задачами. Таким образом, приходится иметь дело с двумя основными типами учета, а именно: с бухгалтерским и управленческим. Первый предназначен для выполнения нормативных требований и обеспечения оперативно-хозяйственной деятельности, второй для полного информационного обеспечения управленческой деятельности. При этом бухгалтерский учет служит информационной базой для формирования управленческого учета.

Настоящая глава посвящена организационным принципам построения системы учета. В ней будет рассмотрены особенности построения системы бухгалтерского учета в банке, проведен сравнительный анализ структуры и принципов функционирования бухгалтерских служб на примере некоторых российских и зарубежных банков.

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций ответственность несет руководитель кредитной организации. За формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности ответственность несет главный бухгалтер кредитной организации. Важнейшим элементом системы организации бухгалтерского учета является учетная политика банка. Кредитная организация разрабатывает и утверждает учетную политику в соответствии с правилами бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых операций законодательству Российской Федерации, нормативным актам Банка России, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников кредитной организации.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц расчетные и кассовые документы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Бухгалтерский учет ведется кредитной организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Согласно «Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории РФ № 205-П», организация работы бухгалтерского аппарата строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения (департамента, управления), образования специализированных отделов, объединения в отделах работников в операционные бригады, предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и пописывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю. Вместе с тем, там же говорится, что бухгалтерские работники могут работать в разных структурных подразделениях: «бухгалтерские операции выполняют работники, выделенные для этого, независимо от того, в каком структурном подразделении они состоят. В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетно-денежных и других документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата».

Таким образом, правила бухгалтерского учета позволяют организовать структуру бухгалтерии по одной из двух основных моделей. Первую можно назвать централизованной, а вторую — распределенной. Рассмотрим их подробнее.

При централизованной системе все работники, занимающиеся бухгалтерским учетом операций, сосредоточены в едином структурном подразделении. В разных банках оно может иметь разную структуру и по-разному называться. Это может быть управление или департамент бухгалтерского учета и отчетности, главная бухгалтерия, учетно-операционное управление и т.п. Наиболее типичным является первый вариант названия. Как правило, в такое управление входят несколько отделов, которые в свою очередь делятся на сектора, реже на группы: операционный отдел, отдел учета внутрихозяйственных операций (внутренняя бухгалтерия), отдел сводной отчетности, отдел налогового планирования и т. д. При этом, либо в операционном отделе, либо в соответствующих отделах (в зависимости от объемов операций) должны существовать работники, которые обеспечивают учет некоторых специфических операций, например, ссудных операций, операций с ценными бумагами, валютных операций.

Технология работы выглядит тогда следующим образом: при необходимости, например, отразить по счетам бухгалтерского учета выдаваемую клиенту ссуду, из соответствующего подразделения в бухгалтерию передается комплект необходимых распоряжений. Это могут быть распоряжения об открытии ссудного счета клиенту, об осуществлении и отражении выдачи ссуды, распоряжение об осуществлении требуемого внебалансового учета и т.д. При этом в случае необходимости бухгалтерия взаимодействует с кредитным подразделением.

Для распределенной системы характерно, что весь учет в части отражения операций по счетам и получения специализированной отчетности децентрализован. В каждом линейном подразделении, где это необходимо, существует своя бухгалтерия, которая, в соответствии с делегированными ей полномочиями, выполняет весь комплекс бухгалтерской работы, имеющий отношение к операциям этого подразделения. При этом Главная (или Центральная) бухгалтерия обеспечивает формирование консолидированной отчетности, учет внутрихозяйственной деятельности банка, обеспечивает методологию учета и выполняет контрольные функции. При этом, согласно требованиям правил учет, все бухгалтерские работники в вопросах ведения бухгалтерского учета подчиняются главному бухгалтеру кредитной организации.

Рассмотрим положительные и отрицательные стороны каждого из подходов. К основным недостаткам централизованной системы можно отнести:

усложнение технологических цепочек осуществления операций вследствие вовлеченности в них большего количества подразделений и их территориальной распределенности;

загруженность бухгалтерии огромным объемом рутинной работы по обслуживанию всех операций;

неудобство оформления операций для клиентов, и, вследствие этого, низкое качество обслуживания;

сосредоточение всей ответственности и практически неограниченных возможностей по отражению операций в руках одного человека главного бухгалтера.

К недостаткам распределенной системы можно отнести:

снижение уровня контроля за отражением операций со стороны Главной бухгалтерии;

более высокие материальные затраты на обеспечение учета, вследствие увеличения количества необходимых менеджеров, управляющих бухгалтериями подразделений и некоторого роста рядового бухгалтерского персонала;

сложность организации управления при двойном подчинении бухгалтерских работников руководству линейного подразделения и Главному бухгалтеру одновременно.

Достоинствами централизованной системы являются:

простота и привычность такой схемы;

более низкие потребности в современных информационных технологиях, включая програмно-аппаратные средства, телекоммуникации, средства защиты информации, и, как следствие, более низкие затраты на них.

Достоинствами распределенной системы являются:

снижение риска злоупотреблений благодаря разграничению полномочий (главная бухгалтерия контролирует, но не осуществляет операции);

удобство с точки зрения клиента;

большая самостоятельность линейных подразделений.

Как видно из приведенного выше сопоставления, у каждого подхода есть свои плюсы и свои минусы. И все же можно рекомендовать к применению именно распределенную систему построения бухгалтерии -не только в крупных банках, но и в средних и небольших, так как в текущей ситуации очень жесткой конкурентной борьбы за клиентов такой подход дает большие преимущества в качестве обслуживания, по сравнению с традиционным подходом.

Распределенная система построения структуры бухгалтерии в российской практике встречается нечасто. Она свойственна в основном крупным кредитным организациям с высокими объемами операций. Для примера подробно рассмотрим текущую структуру бухгалтерского аппарата одного из российских банков, входящего в десятку крупнейших.

Роль главной бухгалтерии в этом банке выполняет дирекция бухгалтерского учета и отчетности.