4.7. документация и инвентаризация

4.7. документация и инвентаризация

Документация способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций документами.

Бухгалтерский документ представляет собой свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

28

Все бухгалтерские документы используются в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Унификация документов это разработка типовых форм для использования при оформлении однородных операций в организациях всех форм собственности и ведомственной принадлежности. Унифицированные формы документов разрабатываются централизованно уполномоченными на то органами (Министерство финансов Российской Федерации, Госкомстат Российской Федерации).

Стандартизация документов установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.

Документооборот путь документа от момента его составления до сдачи в архив. Своевременное и достоверное составление первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки в бухгалтерию производится в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Первичные документы делят по назначению на: распорядительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления, комбинированные документы.

По порядку составления документы делят на первичные и сводные.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

По способу отражения операций документы бывают разовые, накопительные.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

По порядку заполнения вручную, на пишущей машинке и с помощью средств вычислительной техники.

Первичные документы должны иметь ряд обязательных показателей:

наименование организации;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции;

29

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются: визуально, арифметической и логической проверкой.

Проверенные документы таксируются, группируются, контируются.

Таксировка денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и т.п.

Группировка подбор однородных документов в пачки.

Контировка определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе. После контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учета, а документы сдаются в архив.

Инвентаризация это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Это способ уточнения фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения, все виды финансовых обязательств.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств различают:

частичную инвентаризацию;

периодическую инвентаризацию;

полную инвентаризацию;

выборочную инвентаризацию.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств устанавливаются руководителем организации. Обязательное проведение инвентаризации необходимо:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, при преобразовании государственной или муниципальной организации;

при смене материально-ответственных лиц;

30

при выявлении фактов хищения;

при ликвидации организации;

перед составлением годовой отчетности.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая комиссия.

По окончании инвентаризации составляется протокол. Выявленные разницы отражаются в бухгалтерском учете на соответствующих счетах в течение 10 дней с момента проведения инвентаризации.

31