5.3. информационное обеспечение системы управления предприятием как база для выполнения аналитических процедур

5.3. информационное обеспечение системы управления предприятием как база для выполнения аналитических процедур

Успешность работы линейных и функциональных руководителей, равно как и специалистов, к числу которых относятся бухгалтеры, аудиторы, финансовые менеджеры, экономисты и др., зависит от различных видов обеспечения их деятельности: правового, информационного, нормативного, технического, кадрового и т.п. К числу ключевых элементов этой системы без сомнения относится информационное обеспечение системы управления предприятием, под которым следует понимать совокупность информационных ресурсов (информационную базу) и способов их организации, необходимых и пригодных для реализации аналитических и управленческих процедур, обеспечивающих финансово-хозяйственную деятельность данного предприятия.

Что касается организационной стороны информационного обеспечения, то она может быть построена по-разному, в зависимости от финансовых, технических и других запросов и возможностей хозяйствующего субъекта. Здесь возможны различные варианты, например создание и постоянная актуализация собственной информационной базы, использование одной из специализированных баз типа «Гарант», «Кодекс» или «Консультант Плюс», сочетание информационных возможностей сторонних организаций и собственных источников данных и др.

Ключевой элемент информационного обеспечения — это информационная база; один из возможных вариантов ее структурирования представлен на рис. 5.5. К исходным данным, входящим в информационную базу,

т.е. потенциально несущим информацию, предъявляются различные требования, в том числе достоверность, своевременность, необходимая достаточность с позиции аналитичности, достаточная точность, существенность и т.п. Важность перечисленных требований подтверждается тем

обстоятельством, что, например, в США в приложении к данным бухгалтерского учета эти требования введены в качестве базовых категорий в

систему стандартов, определяющих концептуальные основы учета (см.

рис. 5.2). Упоминаются они и в системе регулирования учета в России (например, ПБУ 4/99). г, і

Общая характеристика понятия достоверность была дана в предыдущем разделе. Поэтому отметим только, что различные компоненты информационной базы существенно варьируют по признаку достоверности, что необходимо учитывать при проведении анализа на базе этих данных.

Исключительно важным является требование своевременности, поскольку для пользователя имеют значение не данные вообще, а данные в нужном объеме и в нужное время. Так, информативность данных о текущих котировках ценных бумаг совершенно разнится в момент их объявления и, например, неделю спустя.

Весьма дискуссионен вопрос об аналитичности информационной базы, т.е. объеме данных в том или ином ее блоке. Не только в нашей стране, но и за рубежом в течение многих лет считалось, что чем больший объем данных доступен к аналитической обработке, тем более эффективное решение может быть получено. При этом упор делался на автоматизированную, а следовательно, формализованную аналитическую обработку данных. Ориентация на большие объемы предназначенных для анализа данных приводила к тому, что руководителя или специалиста захлестывал их бессистемный поток; часто он был даже не в состоянии ознакомиться с ними, не говоря уже об анализе и разумном использовании. Кроме того, не все данные, необходимые для анализа и принятия управленческих решений, могут быть представлены в виде документов и конкретных экономических показателей. Часть данных имеет качественный, трудно формализуемый и субъективный характер. Именно поэтому требование необходимой достаточности исходных данных, во-первых, бесспорно актуально и, во-вторых, не имеет однозначного решения.

Как отмечалось выше, бухгалтерская отчетность является наиболее достоверным информационным обеспечением процесса принятия управленческих решений в отношении потенциальных контрагентов. Поэтому возникает естественное искушение расширить число показателей, включаемых как в собственно отчетность, так и в годовой отчет компании в целом. При этом мнения высказываются нередко самые различные. По мнению Д. Фокса ф. Fox), бухгалтерский отчет должен быть кратким и умещаться на визитной карточке [Fox], Напротив, У. Бивер (W. Beaver) считает, что финансовая отчетность не должна упрощаться, исходя из уровня ее понимания наивным непрофессиональным инвестором [Brown, с. 384]. В разных странах по-разному решают эту проблему, однако доминирует тенденция, заключающаяся в том, что вопрос об объемах данных, представляемых в отчете, компания решает самостоятельно, ориентируясь на рекомендации органов, занимающихся регулированием учета в данной стране.

Требование достаточной точности исходных для анализа данных особенно актуально в отношении сведений, подготавливаемых в системе бухгалтерского учета. В течение многих лет понятия «бухгалтерия» и «точность» рассматривались как взаимосвязанные, а данные, генерируемые бухгалтером, считались наиболее, а нередко и абсолютно точными по сравнению с любыми другими сведениями экономического характера. В последние годы происходит медленное, но неуклонное переосмысление соотношения этих понятий. Причин тому несколько, однако главная из них, вероятно, состоит в сознательном и существенном ослаблении степени централизованного регулирования учета. Предоставление бухгалтерам определенной свободы в выборе методов учета и алгоритмов расчета приводит к тому, что, например, один из основных показателей — прибыль — можно исчислить с той или иной степенью точности. Точно так же обстоит дело и со многими другими оценками, генерируемыми в системе учета — их точность относительна. Это необходимо понимать любому пользователю, проводящему сравнительный анализ данных годовых отчетов различных компаний.

Это — один аспект понятия точности; другой аспект более очевиден и сводится к вопросу, с какой точностью следует представлять данные аналитику или, что то же самое, насколько точны данные, доступные для анализа? Безусловно, однозначного ответа на этот вопрос быть не может; следует лишь помнить, что излишняя, неуместная точность как в данных, так и в расчетах, не всегда полезна, а иногда и просто вредна хотя бы тем, что благодаря акцентированию внимания на ней существо дела подменяется какими-то по сути второстепенными характеристиками.

В бухгалтерском учете одним из ключевых принципов является принцип существенности (материальности), согласно которому информационные данные базы считаются существенными, если их отсутствие или искажение могут повлиять на экономические решения пользователей, принятые на основе данной базы. В полной мере это требование следует распространить на все данные информационной базы. Безусловно, принятие решения о существенности или несущественности конкретных данных (показателей) достаточно субъективно; некоторые рекомендации будут приведены в последующих разделах книги.

Приведем краткую характеристику основных элементов информационной базы, используемой для проведения различных аналитических расчетов.

т

Информационная база аппарата управления

Сведения регулятивно-правового характера

Данные системы

бухгалтерского учета

Статистические данные

Несистемные данные

Внутренние оперативные данные

Первичные

учетные документы

Общеэкономическая и финансовая статистика

Прочие сведения из внешних источников

Рнс. 5.5. Структура информационной базы системы управления предприятием

Все информационные ресурсы можно сгруппировать в пять крупных блоков: сведения регулятивно-правового характера, сведения нормативно-справочного характера, данные системы бухгалтерского учета, статистические данные и несистемные данные. Информация из первых двух блоков в известном смысле «обрамляет» аналитические процедуры; в трех других блоках накапливаются данные, непосредственно подвергаемые аналитической обработке.

Первый блок включает в себя законы, постановления, указы, т.е. документы, определяющие, прежде всего, правовую основу деятельности предприятия. На первый взгляд, подобные сведения не имеют непосредственного отношения к анализу. Однако значимость этого блока с позиции аналитика определяется несколькими обстоятельствами. Во-первых, документы регулятивно-правового характера нередко определяют состав других информационных источников: например, требования к методологии бухгалтерского учета, требования к составу обязательной отчетности и отдельных показателей, рекомендации по публикации отчетных данных и т.п. Во-вторых, некоторые из регулятивов содержат данные нормативно-рекомендательного характера, существенные для проведения аналитических расчетов: например, ограничения на выплату дивидендов, критерии признания предприятия банкротом и др. Все документы блока можно условно разбить на три группы: регулятивы общеправового характера, бухгалтерское законодательство, прочие регулятивы (например, требования налогового законодательства, законодательство в отношении финансовых институтов, рынка ценных бумаг и др.). Информацию этого блока необходимо принимать в расчет прежде всего потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполнения характер. Кроме того, никакие хозяйственные операции, равно как и никакая система учета или анализа, не могут надлежащим образом реализовываться без адекватного понимания условий и требований действующего правового пространства.

Во второй блок входят нормативные документы государственных органов (Министерства финансов Российской Федерации, Банка России, Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг и др.), международных организаций и различных институтов, в том числе финансовых, содержащие требования, рекомендации и количественные нормативы в области финансов к участникам рынка. (Уклон в сторону финансов сделан потому, что основа формализованного анализа — все же данные, выраженные в стоимостной оценке или рассчитанные на основе стоимостных показателей.) В качестве примера можно привести Положение о выплате дивидендов по акциям и процентов по облигациям, сообщения Минфина России о различных процентных ставках, о составе отчетности и принципах ее представления, регулятивы, содержащие пороговые значения показателей для признания структуры баланса неудовлетворительной и т.п. Что касается регулятивов в международном контексте, то, например, можно упомянуть о системе международных стандартов бухгалтерского учета; эти документы в принципе не являются обязательными для исполнения, однако фактически им вынуждены следовать все компании, ведущие свои операции на международных рынках капитала, товаров и услуг. Не все документы этого блока являются обязательными для исполнения. В частности, нормативы в отношении признания структуры баланса удовлетворительной носят скорее информационно-справочный характер, однако в аналитическом смысле эти нормативы играют достаточно важную роль при оценке финансового состояния возможного контрагента.

В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета как единственного систематизированного информационного ресурса. Значимость отдельных элементов этого блока для анализа различна. Например, первичные учетные документы (приходный кассовый ордер, товарно-транспортная накладная и др.), а также регистры бухгалтерского учета (различные таблицы, журналы, ведомости, предусмотренные системой бухгалтерского учета для переноса в них сведений из первичных документов с целью их последующего обобщения) не входят в число общедоступных документов; более того, согласно ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Поэтому перечисленные документы могут использоваться лишь во внутреннем анализе. На бухгалтерскую отчетность понятие коммерческой тайны не распространяется, а коммерческие организации некоторых форм собственности и видов бизнеса даже обязаны публиковать свою отчетность. Именно этим обстоятельством определяется значимость бухгалтерской отчетности для анализа.

т

5. Бухгалтерская отчетность

Четвертый блок включает статистические данные, которые условно можно подразделить на два массива: централизованно формируемые статистические данные (на схеме они представлены в виде общеэкономической и финансовой статистки) и внутреннюю статистику. В первый массив входят регулярно публикуемая официальная статистика, имеющая общеэкономическую направленность (индексы цен, динамика общеэкономических показателей в различных разрезах и др.) и финансовая статистика (динамика процентных ставок, данные о рыночных индексах, курсах валют и т.п.). Во втором массиве накапливаются статистические данные по предприятию по основным показателям (товарооборот, себестоимость, прибыль, финансовые вложения и т.п.).

В пятом блоке представлены информационные ресурсы, условно названные несистемными. Смысл названия состоит в том, что эти данные, во-первых, жестко не систематизированы по составу, структуре, обновляемое™ и т.п. и, во-вторых, не являются обязательными, т.е. формирование этого ресурса и его использование является исключительной компетенцией самого предприятия. Основные элементы этого блока — внутренние оперативные данные и прочие сведения из внешних источников. Внутренние оперативные данные представляют собой сведения, циркулирующие между линейными и/или функциональными подразделениями. К прочим сведениям из внешних источников относятся публикации в различных средствах массовой информации, неофициальные данные, информация, почерпнутая в ходе личных контактов, и т.п. Данные этого блока не обязательно имеют финансовую природу.

Представление информационной базы, приведенное на рис. 5.5, естественно, не является единственно возможным или полностью исчерпывающим. Но даже такое представление позволяет судить о том, что информационные ресурсы на любом предприятии достаточно обширны. От тщательности их организации в значительной степени зависят успешность работы предприятия, а также возможности аналитического обоснования управленческих решений. Каждый из приведенных на схеме блоков по-своему важен. Тем не менее с позиции аналитиков именно бухгалтерская отчетность ввиду своей формализованности по обязательности ведения, содержанию и форме представления имеет безусловный приоритет.