9.2. обзор программных продуктов ведущих фирм
9.3. организация и аналитические возможности бухгалтерских программ
9.3.1. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММ
Традиционно бухгалтерский учет разделяется на участки: банковские операции, учет основных средств, складской учет и т.д.
Этот подход положен в основу большей части бухгалтерских программ. Начиная работать с такой программой, вы видите на экране монитора перечень этих участков. За каждым из них в компьютере скрывается программный модуль, называемый автоматизированное рабочее место. В каждом таком АРМ собраны все
функции соответствующего участка: в АРМ банковских операций — оформление платежных документов, регистрация выписок, формирование оборотно-сальдовых ведомостей и прочих отчетных банковских документов; в АРМ учета
основных средств — функции ведения картотеки, расчета износа,
формирования инвентаризационных ведомостей и т.д.
Практически во всех таких программах существует и АРМ
главного бухгалтера. В нем собираются все проводки из основных АРМ, формируются документы внутренней и внешней отчетности. Есть бухгалтерские программы, включающие АРМ управления продажами. В них оформляются документы, связанные
с реализацией продукции, товаров и но бухгалтерские отчетные формы могут отсутствовать. В этом случае они выполняются в другом — бухгалтерском АРМ.
Говоря о традиционной (классической) схеме построения бухгалтерской системы, следует обратить особое внимание на два существенных требования. Первое из них — полнота представления функций в АРМ. Каждый АРМ должен обеспечивать выполнение всех функций соответствующего участка, не требуя перехода в какой-либо другой участок. Такие переходы из одного АРМ в другой отнимают много времени и отрицательно влияют на производительность труда. Второе требование касается взаимосвязей между АРМ. К числу систем, построенных по классическому принципу, относятся все программы "Интеллект-Сервис" (БЭМБИ, БЭСТ-4), корпоративная система "Галактика" и многие другие.
Следующим вариантом организации бухгалтерских программ является группировка в АРМ по классификации выполняемых действий. Так, в одном АРМ объединяются все действия по оформлению первичных документов вне зависимости от того, к какому участку учета они относятся, в другом АРМ — все операции с проводками, в третьем — все отчеты и т.д. Такое построение на первый взгляд может показаться неудобным. Однако автоматизация любой деятельности неизбежно изменяет технологию труда человека. Работа бухгалтера на ЭВМ очень сильно отличается от "ручного" ведения учета. Построение журналов-ордеров, ведомостей, отчетов принимает на себя компьютер. Задачи бухгалтерского персонала сводятся к педантичному и регулярному оформлению первичных документов, с одной стороны, и развитию аналитического учета — с другой.
В таком (видовом) построении системы значительную роль начинает играть механизм фильтрования (выделения). Чтобы получить информацию по счетам, нужно отфильтровать (выделить) их из списка первичных документов, а чтобы получить журнал операций по основным средствам — отфильтровать их из общего свода проводок. Фильтрация — очень удобный и эффективный инструмент, широко используемый во всех без исключения системах. Классическим примером видового построения бухгалтерской системы является "Парус".
Еще один способ построения бухгалтерских программ — это привязка к журналу хозяйственных операций (журнальный способ). В такой программе вы сразу попадаете в журнал хозяйственных операций. Он как бы является гвоздем, на который нанизаны все действия. По такому принципу построены "1С" и "Турбо-Бухгалтер". Для малых предприятий эти программы оказываются очень удобными. Однако при большом объеме и разноплановости учетной информации постоянное фильтрование нужных данных становится трудоемким.
Есть системы и с гибким механизмом построения. Весьма показательна в этом отношении программа "Интегратор" фирмы "Инфософт". Изначально эта программа поставляется с классической схемой организации: в начальном меню (списке АРМ) — знакомые названия участков бухгалтерского учета. Вместе с тем "Интегратор" содержит средства создания новых АРМ. При необходимости вам предоставляется возможность создать свои, специализированные АРМ. В программе "Интегратор" можно создать несколько однотипных АРМ, каждый из которых будет достаточно независим от остальных.
Программный комплекс "Галактика?', обладающий наибольшим функциональным охватом из российских разработок, полностью реализован ш базе инструментальных средств собственной разработки, в числе которых собственная СУБД, средства проектирования экранных форм, отчетов и возможность произвольного подключения нестандартных пользовательских процедур на языках Паскаль и Си.
Новые продукты фирмы "1С" ("1С:Торговля" и "1С:Расчет") развиваются в сторону расширения инструментальных средств на базе собственной платформы версии 7. Последняя версия программы "Турбо-Бухгалтер" заявлена как "специализированная система программирования экономических задач".
Таким образом, развитие программного обеспечения для рынка экономических программ в России в значительной степени ориентируется уже не столько на более полный функциональный охват, сколько на создание инструментов, необходимых для адаптации системы к потребностям пользователя его же собственными силами.
9.3.2. ГЛУБИНА ДЕТАЛИЗАЦИИ УЧЕТА В ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТАХ
Анализ учетных данных в полном объеме можно провести лишь в том случае, если программа имеет:
многоуровневый бухгалтерский учет, т.е. разбиение группы аналитических признаков на подгруппы;
многомерный бухгалтерский учет, анализ счета (группы счетов) по нескольким независимым признакам. Многие разработчики бухгалтерских программ указывают на большое количество уровней, умалчивая о том, что все уровни относятся к одному измерению, в результате чего у пользователя складывается ложное мнение, что программа очень мощная и все может;
возможность привязать один аналитический признак к разным счетам;
отчеты по группе счетов с общими аналитическими признаками;
отчеты по одному аналитическому признаку по всем счетам;
дополнительные реквизиты к аналитическим признакам (паспортные данные, банковские реквизиты, норма амортизации и т.д.).
Развитая интегрированная система должна обеспечивать ввод, обработку и хранение данных с получением выходных документов по каждому участку учета с той степенью детализации, которая необходима конкретному пользователю. В несложных программах аналитика поддерживается, как правило, сквозной, но с жестко заданной и ограниченной структурой. В специализированных функциональных программах особенности конкретных участков учета отражаются обычно с большей глубиной аналитики. Однако в комплексных системах часто недостает согласованности между аналитическими данными различных АРМ.
Отсутствие общепринятой классификации аналитических показателей приводит к их различным толкованиям. Разработчики бухгалтерских систем и пользователи понимают и интерпретируют аналитический учет по-разному. Некоторые разработчики декларируют неограниченное количество уровней, хотя подразумевается всего лишь иерархическая структура одного из показателей. При внимательном рассмотрении таких программ оказывается невозможным организовать учет материальных ценностей на нескольких складах или в разрезе нескольких материально ответственных лиц и т.п.
Рассмотрим общие принципы работы с аналитическим учетом в бухгалтерских программах. Начинающие бухгалтеры, особенно на малых предприятиях, часто не пользуются аналитическим учетом, довольствуясь только синтетическим. Чем крупнее бухгалтерия, тем больше необходимо знать о производстве, тем более серьезные требования предъявляются к аналитическому учету. Многие предприятия ведут аналитический учет по основным средствам, нематериальным активам, материалам, видам затрат, поставщикам и покупателям, товарам, подотчетным лицам и др.
Часто нужен многоуровневый бухгалтерский учет, когда первичные аналитические признаки объединяются в подгруппы, затем в группы и т.д. Бухгалтерские программы должны позволять вести аналитический учет по нескольким уровням, формировать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, сводные отчеты по какому-либо уровню, отчеты по какой-либо группе аналитических признаков и т.д.
Некоторые разработчики объявляют субсчета к основному счету как дополнительный уровень разбивки, что некорректно, так как по субсчетам, как правило, нельзя строить такие же подробные и удобные отчеты, как по независимым аналитическим признакам. Кроме того, аналитический признак может относиться к разным счетам, а субсчет — нет. По аналитическим признакам можно строить отчет по группе счетов, а по субсчету, естественно, нельзя. К аналитическому признаку можно добавить дополнительные признаки, а к субсчету пока нет.
Ведение многомерного аналитического учета позволяет анализировать счет (или группу счетов) по нескольким независимым аналитическим признакам (например, по поставщикам и товарам, подотчетным лицам и инструментам и т.д.). К сожалению, такая возможность имеется далеко не во всех бухгалтерских системах. Так, программа "1С" позволяет вести до трех уровней, "Инфо-Бухгалтер" — до пяти уровней. Количество уровней в программе "Турбо-Бухгалтер" не ограничено.
Не все бухгалтерские программы могут делать такие отчеты, в которых задействованы разные бухгалтерские счета и общая аналитика. Более того, некоторые бухгалтерские программы не позволяют вести один и тот же аналитический учет на различных счетах. В таких системах, если аналитический признак на каких-то счетах повторяется, для каждого счета расчет по этому признаку надо выполнить заново.
Во многих бухгалтерских программах каждой группе аналитических признаков можно присваивать различные дополнительные параметры, которые затем можно использовать в отчетах, бланках, расчетах, типовых операциях; проводить поиск и сортировку по дополнительным признакам. Например, для группы аналитических признаков Сотрудники можно указывать паспортные данные (для автоматического занесения в приходные и расходные кассовые ордера), адреса, телефоны, даты рождения, количество иждивенцев и оклад (для зарплаты) и др. Для организаций можно указывать банковские реквизиты (для платежек), адреса, телефоны, ФИО директора и бухгалтера (для автоматического формирования договоров). Для учета основных фондов указывают норму амортизации, дату постановки на учет и др. Естественно, все дополнительные параметры должен определять и переопределять сам пользователь бухгалтерской программы.
Таким образом, обзор российского рынка программ финансово-экономического направления показывает:
• в основном рынок представлен бухгалтерскими программами, что, очевидно, отражает покупательский спрос;
на рынке стали появляться корпоративные системы российских разработчиков, что свидетельствует о наполнении рынка системными программными продуктами и одновременно является косвенным показателем оздоровления экономики России;
при выборе программного продукта необходим предварительный, всесторонний анализ функций, для реализации которых приобретается программный продукт.
Вопросы для самопроверки
Перечислите признаки, отличающие финансово-экономические программы.
Назовите основные классы финансово-экономических программных продуктов.
Чем характеризуется класс программ "Бухгалтерский конструктор"? Назовите достоинства и недостатки программ данного класса.
Какие подсистемы присутствуют в классе программ "Бухгалтерия-офис"?
Перечислите основные функции, выполняемые программами класса "Финансово-аналитические системы".
Расскажите о назначении и возможностях правовых систем.
Что такое корпоративные системы и каково их назначение?
Какие подсистемы включают в себя корпоративные системы?
Назовите программные продукты фирмы "1С" и их особенности.
Какими программными продуктами известна фирма "Интеллект-Сервис" и какова их проблемная ориентация?
Перечислите основные функции и отличительные особенности программы "Интегратор" фирмы "Инфософт".
В чем состоит назначение корпоративной системы "Галактика"? Назовите ее отличительные особенности.
Назовите подходы, положенные в основу создания бухгалтерских программ.
Какими возможностями должна обладать бухгалтерская программа для реализации всестороннего аналитического учета?
Обсуждение Информационные системы и технологии в экономике
Комментарии, рецензии и отзывы