5.6. порядок хранения документов

5.6. порядок хранения документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в со 

105

ответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение их сохранности в период работы и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер. До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Ответственность за это несут лица, уполномоченные главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения различных документов устанавливает Федеральная архивная служба России (Росархив), которая совместно с Госналогслужбой России 27.06.1996 утвердила Решение «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета». Срок хранения всех бухгалтерских документов — не менее 5 лет.

Документы временного хранения (до 10 лет) могут уничтожаться. Остальные документы должны быть.

Постоянное и временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Москвы обеспечивают их собственники в создаваемых для этих целей в организациях архивах.

Уничтожаются документы временного хранения при следующих условиях:

перечень документов к уничтожению должен быть согласован с местным архивом, на перечне документов должен стоять гриф одобрения архива;

срок хранения документов полностью истек;

должна пройти внешняя ревизия;

в организации должна быть создана экспертная комиссия;

составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Подготовка документов для передачи в архив:

Снять обложку — скоросшиватель, убрать все скрепки.

Проверить хронологию (с января по декабрь).

Пронумеровать все документы карандашом в правом верхнем углу. В пачке должно быть до 250 страниц или до 4 см.

Составить опись документов (она должна находиться сверху

пачки).

Составить лист — заверитель: «В деле подшито ... листов» (кладется снизу).

Надеть обложку или сдать в переплет.

Составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй —

в архив, третий — остается в организации).

106

За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций может быть наложен штраф до 100 минимальных размеров оплаты труда (ст.17 гл.6 Закона г. Москвы от 28.11.2001 № 67). В частности, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организаций — от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда (ст.13.20 гл. 13 КоАП РФ); неповиновение распоряжениям представителей Мосархива, а также воспрепятствование осуществлению ими их служебных обязанностей влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации — от 10 до 20 минимальных размеров оплаты труда (ст. 19.4 гл.19 КоАП РФ); неустранение в указанный срок отмеченных нарушений приводит к наложению административного штрафа на должностных лиц — от 5 до 10 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от 50 до 100 минимальных размеров оплаты труда (ст. 19.5 гл. 19 КоАП РФ).

Передача документов в архив. Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

по предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);

по корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев — по дням);

по номерам документов.

 Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений.

107

Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается завери-тельная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт уничтожения).

Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущий).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

Порядок пользования документами из архива:

Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.

Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.

Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.

Документы по письменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности.

108

5. При снятии копии с документа, который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6. Лица, работающие с документами архива, несут полную

ответственность за сохранение документов. В случае на

рушения — привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.