§6. особенности документального оформления товаров в торговле

§6. особенности документального оформления товаров в торговле

В торговле с товарами производятся различные операции (прием, хранение, отпуск), которые должны быть соответствующим образом документально оформлены в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Правилами торговли, Правилами продажи отдельных видов товаров, Правилами продажи товаров по образцам, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и другими актами. Целью документального оформления товаров является их правильный учет, контроль товарооборота, а также своевременная отчетность. Документальное оформление товаров является важным условием и составной частью бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей в РФ.

Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляется первичными документами в количественном и стоимостном выражении, а также отражается в регистрах бухгалтерского учета.

Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в зависимости от применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций.

Первичные документы должны содержать обязательные, установленные нормативными актами реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки, а также печать и штамп организации. В необходимых случаях в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

В качестве регистров бухгалтерского учета могут применяться журналы ордера, применяемые в торговле. В условиях применения вычислительных машин учетными регистрами служат соответствующие видеои машинограммы.

В оформлении движения товаров можно выделить несколько этапов, для каждого из которых существует свой набор требований в отношении документации.

1) Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д. Например, приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности -

требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре. В отличие от этого приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности.

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. В случаях, когда проверка фактического наличия товара в таре не проводится, необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

В подтверждение соответствия принятых товаров по количеству и качеству данным сопроводительных документов, на последние накладывается штамп организации. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику, а в сопроводительном документе делается отметка об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной.

Приемка импортных товаров по количеству и качеству осуществляется в соответствии с договорами с иностранными поставщиками Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составляется рекламационный акт. Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей Торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций.

Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в «Журнале поступле-

ния товаров», который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

С 1 января 1999 года введены в действие Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций.

2) Оформление реализации и отпуска товаров в торговой организации зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Товары в организациях торговли реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Каждой форме расчетов соответствует свой набор документов. Стороны, заключившие договор, вправе избрать и установить в договоре любую из форм расчетов. В розничных организациях денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно-кассовых машин.

На оформление реализации товаров влияет также форма торговли. Так, руководителям и главным бухгалтерам организаций по мелкооптовой торговле предоставляется право устанавливать стоимостной, количественно-стоимостной или оперативно-бухгалтерский методы учета товаров, исходя из конкретных условий их работы (объемы товарооборота, товарных запасов, ассортимента реализуемых товаров и т.п.) и при условии обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

В особом порядке оформляется продажа в кредит. Согласно п. 14

Правил продажи гражданам товаров длительного пользования в кредит граждане заполняют в этом случае поручение-обязательство (обязательство) в двух экземплярах по типовой форме. Первый экземпляр поручения-обязательства (обязательства) пересылается организации, где работает (учится) покупатель, а тем, кто погашает кредит лично, (наличными или безналичными взносами) выдается на руки. Второй экземпляр поручения-обязательства (обязательства) остается в торговой организации и регистрируется в «Ведомости-описи поручений-обязательств».

3) Внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально-ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое проводится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации

(о чем в обязательном порядке делается отметка в документах) и оформляется накладной в установленном порядке. Подпись материально ответственного лица, отпустившего товар, заверяется круглой печатью торговой организации. На накладную обязательно накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной.

Материально ответственным лицам в структурных подразделениях организации рекомендуется вести «Журнал учета поступления товара», «Журнал учета отпуска товара», в которых должны быть указаны номер, дата поступления (или отпуска), наименование товара, количество единиц и сумма поступления (или отпуска), фамилии, инициалы и подпись лица, принявшего (выдавшего) товар.

Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней, установленные руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы.

Товарные отчеты составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе со всеми документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

Бухгалтер организации обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.

Продавцы мелкорозничной сети отчеты не составляют. Они обязаны ежедневно сдавать в кассу организации торговую выручку, а непроданные товары возвращать в магазин. Продавцам мелкорозничной сети отпуск товаров оформляется расходно-приходной накладной, выписывают в двух экземплярах. По окончании рабочего дня возвращенный товар и сумму выручки, подтвержденную квитанцией, записывают в расходно-приходную накладную. Новую партию товара продавцу выдают после того, как он рассчитался за ранее полученные товары.

Материально ответственные лица, отпустившие товары в мелкорозничную сеть, включают расходно-приходные накладные в товарные отчеты и сдают в бухгалтерию торговой организации, где проверяется соблюдение правил отпуска товаров продавцам, законченность расчетов по каждой накладной.

Материальная ответственность за товарно-материальные ценности наступает в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Постановле-

нием Совета Министров СССР от 10.02.48 № 248 «О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в хищении и недостаче продовольственных и промышленных товаров» (в редакции от 29.11.83), Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13.07.76 № 4204-IX

«Об утверждении положения о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации», Приказом Минторга СССР от 28.06.83 № 140

«Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами». Материально ответственные лица несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных договоров о полной материальной ответственности.

Таким образом, объектом торговых (коммерческих) отношений является товар к которому предъявляется система требований и который обладает свойством перемещения от продавца к покупателю путем совершения и реализации торговой сделки.