5.3.1. основные требования к оформлению табличных документов

5.3.1. основные требования к оформлению табличных документов

Понятие и структура таблицы, В основе табличного документа лежит понятие таблицы.

Таблица — это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца и графы.

Таблица — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками .

На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Существуют определенные условия, при которых организация материала в таблицу не имеет смысла:

1. В таблице нет надобности, если включаемые в нее данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация.

2. Таблица уступает организации данных в виде текста, когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии.

3. Таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Подлежащее — это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица. Сказуемое — это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов.

Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик и прографку, представлена ниже (табл. 5.1).

Здесь нумерационный заголовок — «Таблица 5.1», тематический заголовок — «Приставки и множители для образования десятичных кратных единиц»,

Таблица 5.1

Приставки и множители для образования десятичных кратных единиц

шапка размещается вверху между двумя горизонтальными линиями, боковик образован первой графой таблицы, все остальное — прографка.

Порядок разработки таблицы. Чтобы построить таблицу, необходимо:

1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, — показатели ее подлежащего (в табл. 5.1 это наименования приставок).

2. Сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить те данные, которые будут определять показатели подлежащего (в табл. 5.1 это обозначения приставок и значения соответствующих множителей).

3. Задать место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике (как в табл. 5.1), или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого — в головке (как в табл. 5.1).

4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.

5. Указать тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.

Основные требования к форме и построению таблиц. При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).

2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы — ее заголовку, данных строки — показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки, объединяющему их, — заголовку верхнего яруса.

3. Логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:

1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:

когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);

когда число показателей сказуемого велико, а число показателей подлежащего — нет (рекомендуется, не меняя построения таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);

когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.

2. Размещение сопоставляемых граф и строк рядом друг с другом.

3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту — в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).

4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) наименований показателей подлежащего.

5. Равномерное распределение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке.

6. Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:

перевернуть таблицу — превратить боковик в головку, а головку в боковик, строки в графы, а графы в строки;

перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;

вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

комбинировать по-разному перечисленные выше приемы.

7. Наименьшее возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один;

объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф;

делать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов;

переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;

заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.

8. Максимальный лаконизм данных прографки, что достигается путем:

вынесения всех общих для каждого элемента граф слов или чисел в заголовки граф, а общих для всех элементов прографки слов или чисел — в тематический заголовок;

ограничения в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, для чего используется округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок;

объединения в одну клетку таблицы одинаковых чисел или слов

в графах и строках;

замены слов условными математическими обозначениями (не более <, не менее >, более >, менее <, приблизительно = и т.п.).

9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:

1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При наличии разнородных характеристик в таблицах появляются пустые места, которые можно убрать, разделив такую таблицу на 2 — 3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.

2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Большой объем текста в отдельных графах ведет к заметным пустотам в таблице, избежать которых можно, переведя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя его целиком (либо большей частью) из таблицы.

3. Включать в таблицу иллюстрации только в том случае, если без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. Иначе таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.

4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.

5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.

6. Объединять соседние однотипные таблицы.

7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

8. Строить таблицу так, чтобы если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо в боковике оказалось меньшее число строк.

Оформление нумерационного заголовка таблицы. Назначение нумерационного заголовка — упростить ссылку в тексте на таблицу, а также показать связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка:

1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с последующим номером.

2. Перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.

5. Над продолжением таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Продолжение табл. с последующим номером и выравниванием вправо.

6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Окончание табл. с последующим номером и выравниванием вправо.

7. Стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа должен быть единым.

Оформление тематического заголовка таблицы. Назначение тематического заголовка — дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:

1. Тематический заголовок не обязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу чтения документа.

2. Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы.

3. Тематический заголовок горизонтально центрируется. Оформление граф в головке (шапке) таблицы. При оформлении граф в головке таблицы следует иметь в виду следующее:

1. Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как это упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике.

2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в таком порядке:

 словесное обозначение данных графы;

буквенное обозначение данных графы;

обозначение единицы измерения;

указание на ограничение (от, до, не более, не менее).

Например: Температура t, °C, не менее.

3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственного числа; во множественном числе — только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе, или когда заголовок графы — существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов.

4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа.

5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы °, проценты \%, доллары США $ и т.п.).

6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах — только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы.

7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка).

8. Таблицы с большим числом граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице.

9. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы для решения практических задач. При оформлении этих элементов таблицы следует учитывать некоторые факторы:

нумерация или литерация граф не применяется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф;

в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы — арабскими цифрами.

10. Графа «Номер по порядку» оформляется в соответствии со следующими правилами:

данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы;

графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике;

заголовок графы оформляется в виде № п/п;

допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике.

11. Представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям:

включать в таблицу отдельную графу Единицы измерения не допускается;

если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой;

если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица обозначается после тематического заголовка, а остальные — после заголовков соответствующих граф;

если данные в таблице выражены в разных единицах измерения, то они записываются после заголовков соответствующих граф;

единицу измерения, общую для всех данных строки, выносят в боковик таблицы (после заголовка строки).

12. Заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих требований:

как в боковике, так и в головке заголовок Итого относится к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего — к суммирующим частные итоги;

в боковике принято заголовки Итого и Всего выравнивать по левому краю.

Оформление заголовков боковика таблицы. Заголовки боковика оформляются следующим образом:

1. Заголовки боковика располагаются: в случае одной ступени:

от края боковика, если большинство из них умещается в одну строку;

с абзацного отступа, если они в 2 — 3 строки; в случае нескольких ступеней:

заголовки 1-й ступени — как в предыдущем пункте;

заголовки последующих ступеней — с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или с выделением заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;

заголовок В том числе рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится.

2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени.

3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика.

4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То же (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки.

Оформление прографки таблицы. При оформлении значений данных в прографке следует придерживаться таких правил:

1. Указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом:

при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие (...), либо слова Нет свед.;

при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире.

2. Обозначение ничтожно малых чисел принято оформлять так: если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0;

если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.

3. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры справа налево для целой части и слева направо — для дробной части.

4. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям:

числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах);

числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются;

числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или тире и выравниваются по разделителю;

при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут от ... до ... включ.;

в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире;

округление числовых значений (до первого, второго, третьего и т.д.) десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым.

5. Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика определяется следующим образом:

если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то их следует выравнивать по нижней строке соответствующего заголовка боковика;

если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

текстовые строки прографки выравнивают по верхней строке соответствующего заголовка боковика.

6. Оформление текста в ячейках таблицы выполняется с учетом таких требований:

текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы);

точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;

текст, повторяющийся в нижестоящих ячейках прографки, заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.

7. Линейки в прографке предназначены для разделения граф и оформляются так:

линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы;

в сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть обычно отделяется от другой двойными линейками.