9.4. ведение книги покупок

9.4. ведение книги покупок

Все предприниматели и организации, которые являются плательщиками НДС, обязаны вести книгу покупок.

Форма книги покупок приведена в Приложении N 2 к Правилам ведения книг покупок и книг продаж.

Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету в установленном порядке.

По окончании каждого налогового периода в книге покупок подводятся итоги по следующим графам:

7 Всего покупок, включая НДС;

8а Стоимость покупок, облагаемых по ставке 18\%, без НДС;

8б Сумма НДС по ставке 18\%;

9а Стоимость покупок, облагаемых по ставке 10\%, без НДС;

9б Сумма НДС по ставке 10\%;

10 Стоимость покупок, облагаемых по ставке 0\%;

11а Стоимость покупок, облагаемых по ставке 20\%, без НДС;

11б Сумма НДС по ставке 20\%;

12 Покупки, освобождаемые от НДС.

Полученные итоговые данные используются при составлении Декларации по НДС за соответствующий налоговый период.

Книга покупок должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью.

Контроль за правильностью ведения книги покупок осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Книга покупок должна храниться в течение полных пяти лет с даты последней записи (п. 15

Правил ведения книг покупок и книг продаж).

При наличии большого количества продавцов книгу покупок можно вести с использованием компьютера.

В этом случае по истечении налогового периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок распечатывается, страницы ее пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью (п. 28 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

9.4.1. Регистрация счетов-фактур, полученных от продавцов

Счета-фактуры, полученные от продавцов, подшиваются в журнал учета полученных счетовфактур в хронологическом порядке (по мере их получения) и регистрируются в книге покупок в том периоде, когда у налогоплательщика выполнены все условия, необходимые для вычета в соответствии с требованиями гл. 21 НК РФ.

С 1 января 2006 г. в общем случае для вычета "входного" НДС уже не важен факт оплаты приобретенных товаров (работ, услуг).

Теперь для вычета необходимо лишь, чтобы товары (работы, услуги) были приняты к учету. Если эти товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, облагаемых НДС, то при наличии должным образом оформленного счета-фактуры налогоплательщик имеет право на вычет.

Таким образом, с 1 января 2006 г. получаемые от продавцов счета-фактуры регистрируются в книге покупок по мере принятия к учету соответствующих товаров (работ, услуг).

В то же время в ряде случаев вычет можно получить только после того, как соответствующие суммы НДС будут уплачены. В этих случаях счета-фактуры регистрируются в книге покупок в том налоговом периоде, когда у налогоплательщика возникло право на вычет.

Например, при расчетах ценными бумагами к вычету предъявляются суммы НДС, уплаченные поставщикам отдельными платежными поручениями в соответствии с п. 4 ст. 168 НК РФ (см. подробнее с. 271). Соответственно, полученный от поставщика счет-фактура регистрируется в книге покупок в том периоде, когда будут выполнены два условия (приобретенные товары (работы, услуги) приняты к учету и сумма НДС перечислена поставщику отдельным платежным поручением). До тех пор, пока одно из этих условий не выполнено, счетфактура в книге покупок не регистрируется.

Обратите внимание! Налогоплательщики, определявшие до 1 января 2006 г. выручку в целях исчисления НДС по оплате и имеющие по состоянию на 1 января 2008 г. неоплаченную кредиторскую задолженность за товары (работы, услуги), приобретенные до 1 января 2006 г., в I квартале 2008 г. получили право заявить к вычету суммы НДС, относящиеся к этим товарам (работам, услугам).

Реализовать это право можно только при наличии счетов-фактур на стоимость указанных товаров (работ, услуг). Налогоплательщик должен найти эти счета-фактуры и зарегистрировать их в книге покупок за I квартал 2008 г. (см. подробнее с. 314).

* * *

Данные книги покупок служат основой для определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке. Поэтому в ней не регистрируются счета-фактуры по тем товарам (работам, услугам), суммы НДС по которым к вычету (возмещению) не принимаются.

В частности, в книге покупок не регистрируются счета-фактуры по товарам (работам,

услугам), приобретенным для использования при осуществлении операций, не облагаемых НДС.

9.4.2. Регистрация счетов-фактур, полученных с опозданием

Бывает, что счета-фактуры поступают от поставщиков с опозданием. Особенно часто это происходит со счетами-фактурами на коммунальные услуги и на услуги связи.

Вполне возможна такая ситуация. 20 апреля организация сдала в налоговые органы Декларацию по НДС за I квартал. А 22 апреля в организацию поступает счет-фактура на услуги связи, оказанные в марте, датированный 31 марта. Как в такой ситуации поступать? Вносить исправления в Декларацию за I квартал или ставить НДС к вычету во II квартале?

Вносить исправления в Декларацию за I квартал не нужно. Ведь наличие счета-фактуры является одним из условий для правомерного вычета. И пока это условие не выполнено, вычет не предоставляется. Поэтому право на вычет НДС возникает только в том налоговом периоде, когда соответствующий счет-фактура фактически поступил в организацию (в рассмотренной выше ситуации это II квартал).

Аналогичной позиции по данному вопросу придерживаются и налоговые органы (Письмо

МНС России от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15@), и Минфин России (Письмо от 13.06.2007 N 03-0711/160).

Подтверждением даты получения счета-фактуры, направленного по почте, может являться конверт с проставленным на нем штемпелем почтового отделения (Письмо Минфина России от

10.11.2004 N 03-04-11/200) или запись в журнале регистрации входящей корреспонденции (Письмо

Минфина России от 16.06.2005 N 03-04-11/133).

В то же время нужно учитывать следующее.

Налоговые органы на практике настаивают на том, что налогоплательщик имеет право пользоваться вычетом только в том налоговом периоде, в котором у него возникло право на вычет. На более поздние периоды вычет переносить нельзя.

Если товары (работы, услуги) приняты к учету в январе, счет-фактура получен в январе,

вычет следует заявить именно в январе.

Соответственно, если при проверке книги покупок налоговый орган видит, что в ней зарегистрированы счета-фактуры, датированные предыдущими налоговыми периодами, то он обязательно попросит от вас подтвердить тот факт, что счета-фактуры, действительно, поступили к вам с опозданием. Если представленные доказательства налоговый орган сочтет недостаточными, то в вычете в текущем периоде вам откажут.

Причем правомерность таких действий подтверждается и судами (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.05.2007 N А19-23418/06-43-Ф02-2766/07, Северо-Кавказского округа от 16.07.2007 N Ф08-3999/2007-1636А).

Если же вы сможете представить документы, подтверждающие, что счет-фактура получен именно в данном текущем периоде, тогда применение вычета в текущем периоде будет признано правомерным (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 29.08.2007 N Ф03-А16/07-2/1737).

Таким образом, регистрируя в книге покупок текущего периода счета-фактуры, выставленные поставщиками в прошлых налоговых периодах, позаботьтесь о документальном подтверждении даты поступления счета-фактуры в организацию.

9.4.3. Регистрация иных документов

В соответствии со ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право принимать к вычету суммы НДС, уплаченные при ввозе товаров на таможенную территорию РФ в таможенных режимах выпуска для свободного обращения, временного ввоза и переработки вне таможенной территории.

Счетов-фактур на эти суммы НДС у налогоплательщика нет (и быть не может). Вычеты в этом случае предоставляются на основании таможенных деклараций и платежных документов, подтверждающих факт уплаты налога.

Эти документы (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем)) должны храниться в журнале учета полученных счетовфактур. Их же нужно регистрировать и в книге покупок (п. 10 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

При ввозе на территорию РФ товаров из Республики Беларусь НДС уплачивается покупателями не на таможне, а по месту своего налогового учета.

НДС, уплаченный при ввозе товаров из Республики Беларусь, может быть предъявлен к вычету при наличии документов, подтверждающих его фактическую уплату в бюджет.

Документами, подтверждающими уплату НДС, в этом случае являются заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС и платежные документы, подтверждающие фактическую уплату НДС.

Эти документы (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем)) подшиваются в журнал учета полученных счетов-фактур и регистрируются в книге покупок (п. п. 5 и 10 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

* * *

При направлении работников в командировки организация имеет право на вычет сумм НДС по расходам на проезд и на проживание. Вычет предоставляется на основании бланков строгой отчетности (счетов гостиниц, проездных билетов), в которых сумма НДС выделена отдельной строкой (см. с. 283).

Эти бланки строгой отчетности (либо их копии) нужно подшивать в журнал учета полученных счетов-фактур и регистрировать в книге покупок в том периоде, когда соответствующие суммы расходов были включены в отчет о служебной командировке (п. 10 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

* * *

С 1 января 2006 г. действует новый порядок учета НДС по операциям, связанным с внесением имущества в качестве вклада в уставный капитал.

Теперь сторона, передающая такое имущество (учредитель), обязана при передаче восстановить НДС, относящийся к стоимости имущества (если ранее этот НДС был принят к вычету).

Восстановленная сумма налога должна быть указана отдельной строкой в документах,

подтверждающих передачу имущества.

Принимающая сторона, если она является плательщиком НДС и планирует использовать полученное имущество для операций, облагаемых НДС, имеет право поставить к вычету сумму НДС, восстановленную передающей стороной и указанную в документах на передачу (п. 11 ст. 171

НК РФ).

Вычет предоставляется на основании документов, которыми оформляется передача имущества в качестве вклада в уставный капитал и в которых указана сумма НДС, восстановленная акционером (участником, пайщиком).

Эти документы или их нотариально заверенные копии хранятся у принимающей организации в журнале учета полученных счетов-фактур (п. 5 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

Реквизиты этих документов подлежат регистрации в книге покупок в том периоде, когда у организации возникает право на вычет НДС (см. подробнее с. 329).

9.4.4. Внесение изменений в книгу покупок

При обнаружении ошибки в счете-фактуре, по которому ранее уже был заявлен вычет (т.е. этот счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок в прошлом налоговом периоде), налогоплательщику необходимо внести изменения в книгу покупок за соответствующий налоговый период, изъяв из нее данные неправильно оформленного счета-фактуры.

С 30 мая 2006 г. (дата вступления в силу изменений, внесенных в Правила ведения книг

покупок и книг продаж Постановлением Правительства РФ от 11.05.2006 N 283) внесение изменений в книгу покупок в этой ситуации осуществляется путем оформления дополнительных листов книги покупок (Приложение N 4 к Правилам ведения книг покупок и книг продаж).

Подробно порядок оформления изменений рассмотрен на с. 356.

Дополнительные листы книги покупок можно оформлять в электронном виде.

В этом случае они распечатываются, прикладываются к книге покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок за указанный налоговый период, прошнуровываются и скрепляются печатью (п. 28 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

Обратите внимание! Правила ведения книг покупок и книг продаж предполагают необходимость оформления дополнительных листов только в том случае, когда в ранее зарегистрированные в книге покупок счета-фактуры внесены исправления.

Однако налоговые органы рекомендуют использовать дополнительные листы для оформления любых изменений, вносимых в книгу покупок (см. Письмо ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@).

Такие рекомендации, в частности, даны для ситуации, когда налогоплательщик ошибочно зарегистрировал в книге покупок счет-фактуру. Например, налогоплательщик в январе 2007 г. приобрел медицинские товары для последующей перепродажи. Реализация этих медицинских товаров НДС не облагается. Бухгалтер организации в январе 2007 г. ошибочно зарегистрировал счет-фактуру на приобретенные медицинские товары в книге покупок. В феврале ошибка была обнаружена. Следуя рекомендациям ФНС России, бухгалтер организации должен оформить дополнительный лист книги покупок за январь, отразив в нем (с минусом) данные ошибочно зарегистрированного счета-фактуры.

В аналогичном порядке рекомендовано вносить изменения в книгу покупок в том случае, когда налогоплательщик ошибочно не зарегистрировал какой-то счет-фактуру в книге покупок. Например, в январе 2008 г. бухгалтер обнаружил счет-фактуру поставщика, датированный декабрем 2007 г., на услуги, полученные в декабре. Счет-фактура был получен от поставщика в декабре, но в книге покупок за декабрь ошибочно не был зарегистрирован. Следуя разъяснениям ФНС России, бухгалтер должен оформить дополнительный лист книги покупок за декабрь 2007 г., отразив в нем (с плюсом) данные ошибочно не зарегистрированного счета-фактуры. Показатели этого счета-фактуры следует прибавить к итоговым показателям дополнительного листа.

Отметим, что речь в данном случае идет исключительно о рекомендациях, которые ФНС

России дает налогоплательщикам. Следовать этим рекомендациям или нет, каждый налогоплательщик решает сам. В принципе никто не запрещает в рассмотренных выше случаях вносить изменения в книгу покупок и без оформления дополнительных листов.

Тем более, что приведенные рекомендации налоговиков противоречат порядку заполнения дополнительных листов книги покупок, содержащемуся в Правилах ведения книг покупок и книг продаж. Этот порядок (см. Приложение N 4 к Правилам) предполагает отражение в дополнительных листах книги покупок данных исключительно по аннулированным счетамфактурам. Никаких записей "с плюсом" (т.е. увеличивающих итоговые данные) согласно Правилам в дополнительном листе книги покупок быть не может.