Глава 8. проверяет трудовая инспекция

Глава 8. проверяет трудовая инспекция

8.1. Как подготовиться к проверке трудовой инспекцией

Трудовая инспекция осуществляет контроль по двум направлениям: проверяет все документы по трудовым отношениям и связанные с охраной труда.

Поэтому в целях подготовки к визиту трудовиков надо проверить, все ли необходимые по закону документы имеются в наличии. В этой связи напомним, что к кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, положение о премировании, положение о надбавках, расчетные листы, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры, штатное расписание, табели учета рабочего времени и расчета зарплаты, больничные листы, графики отпусков, личные карточки, приказы по персоналу, трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности. Однако названными документами их перечень не исчерпывается, и трудовой инспектор вполне может поинтересоваться другими документами, связанными с отношениями в сфере труда и обеспечения его безопасности.

Понятно, что если каких-либо документов у компании нет, их нужно непременно завести и при необходимости утвердить у руководства и ознакомить с ними работников под расписку.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,

указаны ниже в таблице (см. табл. 1).

Таблица 1

Нередко произвольно оформляют документы, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Это формы приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и других документов по учету кадров, расчету рабочего времени и оплате труда. Важно отметить, что эти формы должны использовать организации независимо от формы собственности. Некоторые исключения установлены только для бюджетных учреждений.

Отступление от установленных форм документов приводит к тому, что в них забывают включить важнейшие условия, установленные и обусловленные законодательством. Так, например, в приказах не пишут, на основную работу принят работник или на работу по совместительству, не указывают, с какого числа он обязан приступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей. Работников не знакомят с приказами под расписку. Причем, кроме подписи, работник должен ставить еще дату ознакомления, что, как правило, не делается.

Поскольку инспектор проверит основания к приказам (заявления, акты, докладные и т.д.),

надо сделать до его прихода например, с помощью нижеследующей таблицы (см. табл. 2).

Таблица 2

Разумеется, трудовые договоры с работниками инспекторы изучают с особым вниманием. Напомним, что, согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, существенными условиями трудового договора являются:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя;

характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых,

вредных и (или) опасных условиях;

режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Надо проверить трудовые договоры с работниками на предмет наличия в них указанных существенных условий.

Следует также иметь в виду следующее:

использовать в трудовом договоре формулировки "С оплатой согласно штатному расписанию" без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя это незаконно, поскольку не соответствует требованиям статьи 57 Трудового кодекса РФ;

- установление на период испытательного срока меньшей зарплаты тоже нарушает требование статьи 132 Трудового кодекса РФ;

в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59

Трудового кодекса РФ).

Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками без исключения.

Инспектор проверит, есть ли у работника экземпляр трудового договора. Вполне подойдет в этом случае журнал учета выданных экземпляров с подписями сотрудников. Обязательно проверьте, нет ли незаконно заключенных с сотрудниками гражданских договоров (подряд, выполнение работ, услуг). Если инспекция выявит, что фактические трудовые отношения оформлены гражданским договором, то потребует от работодателя восстановить все нарушенные права работников. В таком случае придется выплатить отпускные, командировочные, оплатить больничные. Кроме того, в этом случае инспекция обратится к специалистам Фонда социального страхования и налогового органа, а те, в свою очередь, взыщут недоимку и пени по страховым взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и недоимку и пени по единому социальному налогу, также наложат еще и штрафы.

Гражданский договор признают трудовым, если из его условий будет очевидно, что:

- исполнитель (работник) фактически подчиняется правилам трудового распорядка компании;

он выполняет постоянную работу в интересах компании, а не определенный объем работ;

оплата труда ежемесячная, а не за результат работы по акту приемки;

работа предполагает только личное ее выполнение исполнителем. Без возможного привлечения субподрядчиков, субисполнителей;

исполнитель работает долго, без перерыва.

К проверяемым локальным внутренним документам относятся коллективный договор,

правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании,

положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы:

должны быть составлены в строгом соответствии с законом;

не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона;

не должны противоречить друг другу.

Надо сопоставить эти документы с трудовыми договорами и не удивляться, если, например, обнаружится, что для одних и тех же должностей существуют разные режимы работы. Надо сопоставить также штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании с трудовыми договорами в результате можно обнаружить разные системы оплаты труда и разные даты получения зарплаты.

Проверьте, не отличаются ли условия во внутренних документах от тех, которые указаны в

Трудовом кодексе РФ, разницы в сторону ухудшения условий для работников быть не должно.

Локальные акты компании должны быть приняты с соблюдением надлежащей процедуры. Если для их утверждения нужно согласие представительного органа работников, то соответствующие визы на документе должны присутствовать. Если нет профсоюза, локальные акты надо согласовать с общим собранием работников или советом трудового коллектива. Проверьте, ознакомлены ли с этими документами работники под расписку и с указанием даты ознакомления. Если локальные акты изменялись, то работники должны быть ознакомлены с ними в новой редакции.

В отношении отпусков следует проверить:

все ли работники ходили в отпуск за последние годы;

соблюдался ли при этом график отпусков;

всем ли работникам правильно были рассчитаны и выплачены отпускные.

Все выявленные недоплаты должны быть незамедлительно погашены.

График отпусков должен утверждаться не позднее чем за две недели до наступления календарного года дату эту надо, разумеется, проверить. Продолжительность отпусков должна быть не меньше установленной законом. Если же по заявлению работника ежегодный отпуск делился на части, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 Трудового кодекса РФ). Фактические данные в этой части также надо проверить. Если работники ходили в отпуска не по графику, то в сам график надо внести соответствующие изменения на основании соответствующих приказов и заявлений работников.

Поскольку, согласно статье 122 Трудового кодекса РФ, отпуск должен предоставляться ежегодно и не пускать в отпуск больше двух лет запрещено, то, если есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет предоставить им его до прибытия на фирму трудового инспектора.

Наиболее внимательно к проверке нужно подготовить все документы, связанные с заработной платой работников фирмы. Поскольку инспекторы непременно проверят даты выдачи денег, напомним, что по общему правилу их должно быть две с интервалом в полмесяца. Время и место выдачи должны быть обозначены в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах. На практике нередко бывает, что в одну из назначенных дат работники сами не приходят за зарплатой. В таких случаях бухгалтерии лучше всего в конце дня выдачи денег составлять акт о неявке за ними работников и тем самым снять с работодателя ответственность за невыплату зарплаты в установленное время.

При проверке трудовики всегда обращают внимание на размер зарплаты работников не

ниже ли он установленного законом минимума. На практике нередко обнаруживаются факты незаконного оформления понижения заработной платы просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание, что незаконно, поскольку размер зарплаты является существенным условием трудового договора, являющегося двусторонним соглашением, в связи с чем условия договора могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не директором по собственному желанию.

Если работники помимо оклада получают также надбавки, у фирмы обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления этих денег - Положение об оплате труда и премировании, о надбавках. Надо проверить, все ли выплачено работникам при увольнении: зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск. Если за расчетом бывший работник не явился, у работодателя должны быть почтовые квитанции об отправке уведомления о необходимости прибыть за причитающимися деньгами.

Надо проверить, утверждена ли форма расчетного листка, и если такой формы нет, ее непременно надо не только разработать, но и утвердить.

Инспекторы заинтересуются зарплатой работников, если условия их труда чем-то отличаются от обычных. Поэтому надо просмотреть табели учета рабочего времени, и если были факты сверхурочной работы либо работы в выходные и (или) праздничные дни, в ночное время, то

необходимо проверить, правильно ли за это произведена оплата и есть ли письменные согласия работников на эту работу.

Трудовые книжки должны быть заполнены по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, и в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N

69. Проверьте, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников. Если это так, то немедленно отправьте таким лицам уведомления о необходимости прибыть за получением трудовых книжек. Трудовые книжки нельзя выдавать на руки работникам, но можно по их запросу выдать заверенную копию трудовой книжки. Наверняка инспекторы проверят книгу учета движения трудовых книжек на предмет ее соответствия требованиям Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 верны ли даты в ней, имеются ли подписи работников и др.

В отношении договоров о материальной ответственности инспекторы уточнят, какие должности занимают работники, с которыми фирма заключила такие договоры. Будет лучше, если инспектор не обнаружит договоры о полной материальной ответственности со сторожами, водителями, бухгалтерами и иными ненадлежащими лицами.

В компании обязательно должны быть инструкции по охране труда по каждой профессии, журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте. Работнику надлежит разъяснить положения инструкции под роспись. Инспектор вправе проверить фактическое соблюдение норм охраны труда: как обустроены рабочие места, правильно ли организовано освещение, как расположены компьютеры, есть ли паспорта на оборудование, замеры изоляции. Поэтому лучше всего заранее все проверить и привести в соответствие. Трудовая инспекция вправе отстранить работника, который не подготовлен должным образом, приостановить деятельность компании, нарушающей нормы охраны труда, или вообще обратиться в суд с требованием ликвидировать фирму.