5. списание и уничтожение документов кадрового делопроизводства

5. списание и уничтожение документов кадрового делопроизводства

В процессе работы с документами кадровой службы нередко возникают случаи их неправильного оформления. Наиболее часты случаи ошибочного заполнения трудовых книжек, вкладышей к ним и др. Для рассмотрения вопросов о степени непригодности документов и необходимости их списания приказом по учреждению создается специальная комиссия. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся в специальный акт, где цифрами и прописью указывается количество испорченных бланков за определенный период времени (как правило, за истекший год). Списанные бланки подлежат уничтожению, о чем непосредственно указывается в акте.

Акт утверждается руководителем организации (учреждения, предприятия) и подписывается членами комиссии, в которую входят представители отдела кадров и администрации учреждения, предприятия.

Наименование УТВЕРЖДАЮ

Организации Руководитель организации

____________И.О. Фамилия

(подпись)

00.00.2003

АКТ

списания и уничтожения испорченных бланков

трудовых книжек и вкладышей к ним

(вариант)

00.00.2003 № __ г. Москва

 Нами __________________________________________________________________

(перечисляются должности, фамилии, инициалы членов комиссии

________________________________________________________________________

по списанию и уничтожению бланков)

составлен акт о том, что за период с__________________ по ____________________

на ______________________________________________________________________

 (полное наименование организации)

испорчено _______________________________________________________________

(подробная причина порчи)

_____________________________________________________штук бланков трудовых

книжек ___________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

которые «___»___________ 200__ г. уничтожены путем сожжения.

Председатель комиссии ____________________ И.О. Фамилия

(подпись)

Члены комиссии ____________________ И.О. Фамилия

(подпись)

____________________И.О. Фамилия

(подпись)

6. Некоторые направления совершенствования делопроизводственного процесса в организациях

Бюрократическая структура любой организации — сложная система компонентов, взаимосвязей, технологий, нормативов и т.д., задающих и обеспечивающих ее функционирование. Без четко отлаженного бюрократического хозяйства сегодня немыслима нормальная работа ни одной официально зарегистрированной структуры. В ряде стран даже существует специальная система знаний — бюротика, определяющая рациональность делопроизводственной функции компаний, фирм, банков.

Делопроизводственная сторона функционирования организации — система средств современного интегрированного делопроизводства, включающая все информационные, документационные процессы функционирования государственного органа, предприятия, учреждения, компании, фирмы в их совокупности.

Делопроизводство охватывает решение вопросов, связанных с систематизацией, структуризацией, интеграцией массивов архивной и текущей составляющих экономической (деловой, производственной), кадровой, социальной, хозяйственной информации.

Современные бюротические технологии непосредственно обеспечивают создание интегрированной системы управления массивами кадровой информации

(документации). Данная система содержит нормативно-правовую и методическую базу бумажного и электронного документооборота, включающего управленческие, организационно-распорядительные, кадровые, информационные и другие делопроизводственные правила и технологии, а также вопросы автоматизации, секретности и конфиденциальности в кадровой работе, контроля в системе делопроизводства, порядка ведения дипломатической переписки в международных отношениях, соблюдения языковых требований к оформлению служебных документов и др. Ее составной частью является использование техники применения и контроля электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Внедрение бюротических технологий в функционирование органов власти, управленческой и кадровой сфер рационализирует создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных о кадрах, а также традиционные виды кадровых справочников для обеспечения поиска информации о руководителях, сотрудниках аппаратов государственных органов власти РФ, государственных органов власти субъектов РФ, видных представителях отечественного крупного бизнеса и финансового менеджмента (политической элиты, бизнес-элиты, банковской элиты) и т.д.

Бюротические правила также предполагают внедрение в организацию работы персонала мер предупреждения вредных воздействий на здоровье человека информационных и телекоммуникационных видов техники. С внедрением в систему государственного управления новых средств коммуникации на основе бюротических и информационных технологий между руководителями и исполнителями устанавливаются более эффективное профессионально-деловое взаимодействие, комфортный социально-психологический контакт между сотрудниками, гражданами, нуждающимися в получении необходимой информации о деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, а также организаций иных форм собственности.

Например, действующие информационно-аналитические системы (например, информационные сайты «Президент Российской Федерации» в международной сети Интернет, подсистема Интранет, функционирующая в структуре Совета Федерации ФС РФ, подсистемы «АСУ-Кадры» информационных систем организаций народного хозяйства, другие информационные системы государственных органов власти) способствуют открытости деятельности государственных органов, системной и эффективной организации работы кадровых служб в вопросах оперативного получения, анализа, обобщения, хранения и использования кадровой информации (документации по управлению персоналом), ведения кадрово-делопроизводственного хозяйства, защиты персональных данных работников.

В ряде компаний создаются доступные руководителям и работникам кадровых служб банки управленческой кадровой информации — репозитарии (хранилища) кадровых технологий. Они являются базой для построения корпоративного портала — единого окна предоставления информации о технологиях принятия эффективных управленческих решений, технологиях эффективного управления персоналом. Теперь каждый руководитель, сотрудник кадровой службы может думать и предлагать новые эффективные управленческие, кадровые решения, способы поддержки таких решений.

Аналогичные подвижки отмечены в деятельности многих организаций государственного и негосударственного секторов управления, экономики, научной и социальной сфер.